Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto Lahti Oy
Yhteystiedot:
Verkatehtaankatu 8
20100 Turku
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Tilitoimisto Lahti Oy / Jaana Rantala
Verkatehtaankatu 8
20100 Turku
p. 02-2311854
jaana.rantala@tilitoimistolahti.fi
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava
Tilitoimisto Lahti Oy / Jaana Rantala
Verkatehtaankatu 8
20100 Turku
p. 040-7171131
jaana.rantala@tilitoimistolahti.fi
2. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• asiakassuhteen hoitaminen
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• organisaation nimi ja y-tunnus
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen jaana.rantala@tilitoimistolahti.fi.
Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.Suostumuksen peruuttaminen: Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot muodostuvat asiakkaan ja tilitoimiston laatiman sopimuksen perusteella, jonka vuoksi tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai viranomaisilta. Niitä ei kerätä ulkopuolisilta tahoilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin.
8. Käsittelyn kesto
Manuaali aineisto: Tilitoimisto Lahti Oy säilyttää henkilö/yritystietoja lain määräämän ajan ja sen jälkeen aineistot tuhotaan asianmukaisesti, eikä henkilötietoja vanhoista asiakkaista jää mihinkään.
Asiakassopimus säilytetään niin kauan, kun asiakassuhde on voimassa, jonka jälkeen se tuhotaan määräajan kuluttua. Asiakassopimukset säilytetään lukitussa tilassa.
Tilitoimisto luovuttaa kirjanpito- ja palkka-aineistot asiakkaalle käytettyään niitä liiketoimintaansa. Tämän jälkeen asiakkaalla, rekisterinpitäjällä, on velvollisuus säilyttää aineistot lain määräämän ajan: tositteet 6 vuotta ja tilinpäätökset, päivä- ja pääkirjat ja tasekirjat 10 vuotta.
Palkkahallinnon aineisto säilytetään lain vaatiman ajan.
Sähköinen aineisto: Tilitoimisto Lahti Oy:n käyttämä taloushallinnon ohjelma huolehtii sähköisesti käsiteltävistä tiedoista ja niiden tietosuojasta. Tilitoimiston palvelimelle tallennettujen tiedostojen suojaus on hoidettu salasanoin ja palomuurein.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelee Jaana Rantala / Tilitoimisto Lahti Oy.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.